勞動(dòng)合同是作為企業(yè)人事管理中的常見的一類合同,不僅簽署較為頻繁,而且需要長(zhǎng)久的存儲(chǔ)和管理,以便一旦有需要可以進(jìn)行查驗(yàn)和證明。這兩年受到疫情的影響,高校畢業(yè)生或異地求職的人無法及時(shí)面簽,因而網(wǎng)上簽約的需求強(qiáng)烈,加上教育部、人社部也出臺(tái)了文件,鼓勵(lì)線上面試,網(wǎng)上簽約,并且明確了電子合同同等與紙質(zhì)合同的法律效力。

相較于紙質(zhì)勞動(dòng)合同來說,電子勞動(dòng)合同解決了異地簽署,以及合同管理等問題,是線上簽約的主要合同簽署形式。那么,電子勞動(dòng)合同要如何簽訂與管理呢?

人社部在《電子勞動(dòng)合同訂立指引》明確了,電子勞動(dòng)合同的簽訂需要通過電子勞動(dòng)合同訂立平臺(tái)即電子合同簽約平臺(tái),同時(shí)需要頒發(fā)數(shù)字證書與密鑰,使用可靠電子簽名,附帶可信時(shí)間戳,短信通知驗(yàn)證等方式,確保合同訂立,生成、傳遞、存儲(chǔ)等符合法律規(guī)定,滿足真實(shí)性,客觀性,不被篡改的要求。

因此,簽訂電子勞動(dòng)合同的第一步就是選擇電子勞動(dòng)合同的訂立平臺(tái),目前,市面上的電子合同服務(wù)商眾多,可選擇性也比較多,一般選擇看企業(yè)的資質(zhì),平臺(tái)功能完善度,操作使用性,以及使用簽約的企業(yè)的是否眾多等。

第二步就是注冊(cè)賬號(hào)進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證了,通常實(shí)名認(rèn)證區(qū)分個(gè)人和企業(yè)組織,實(shí)名認(rèn)證的要素方式有多種,如針對(duì)個(gè)人的人臉認(rèn)證及運(yùn)營(yíng)商認(rèn)證;針對(duì)企業(yè)的企業(yè)經(jīng)辦人認(rèn)證、法人認(rèn)證、對(duì)公打款認(rèn)證等,提交認(rèn)證的信息由公安部、工商局等管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì),再由CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)數(shù)字證書,予以證明簽約主體的真實(shí)身份與意愿。

第三步就可以發(fā)起合同簽署,這一步由發(fā)起方即企業(yè)進(jìn)行合同信息設(shè)置,包括簽約人的身份,時(shí)間、簽署順序等信息,然后發(fā)起人按照順序,以短信通知邀請(qǐng)的方式,先簽署的一方進(jìn)行確認(rèn)簽字蓋章,后簽署的一方同樣確認(rèn)后簽字蓋章,這樣一份電子勞動(dòng)合同就算簽署完成了。

第四步就到了合同管理階段,簽署完成的電子勞動(dòng)合同存儲(chǔ)在平臺(tái)云端,同時(shí)也會(huì)同步到公證處及司法鑒定中心。合同管理全程的歸檔、查閱、下載等通過電子化操作,簡(jiǎn)化了紙質(zhì)勞動(dòng)合同管理中的繁瑣操作以及節(jié)省了成本。

此外,通過公證處、司法機(jī)構(gòu)存證,保全了證據(jù)鏈。一旦發(fā)生合同糾紛,可以就電子證據(jù)提供完整的公證書和司法鑒定報(bào)告,保障了用戶的權(quán)益。