數字化時代,不管是政府還是市場主體都在加快數字化轉型的步伐,尤其是這兩年受到疫情的影響下,數字化轉型已經成為必然趨勢,其中在合同簽章管理環節,原先的紙質文件簽章不僅受到了諸多限制和不便,而且效率低成本高,不利于政務服務水平的提升以及企業經營管理的優化。而電子簽章是數字化發展下的產物,應用于線上合同簽署場景,不僅幫助政務及企業提高了辦公效率,而且大大降低了成本。

紙質簽章的問題

簽署流程繁瑣,周期長效率低。使用紙質簽章不僅需要打印紙張,來回審批、郵寄、倉儲整理等繁雜的簽約管理流程,而且在這個過程中,容易因領導不在,印章外帶等因素,導致簽約不及時,加上異地簽署郵寄,簽約的周期被拉長,這對于推進業務的開展來說,并不是一件好事。

合同文件、印章管理難,成本高。首先是印章管理問題,一個企業的印章不僅只有一個公章,還有合同章、發票章、財務章等之類的,且不說在應對大量文件簽章過程中,錯蓋漏蓋的問題,一旦管理人員監管不當,印章也容易出現被盜用,私用等問題,甚至是偽造假章。其次,面對大量的合同文件需要整理歸檔時,也是對管理人員工作的負擔,而且常年累月之后,要想再找出此前的合同文件也不是一件容易的事情,帶來了諸多不便。

合同文件易被篡改,假章屢禁不止。因科技發展的進步,現如今私刻假章的行為也比較泛濫,且做到了以假亂真的地步,因此,常常導致一些假章問題的合同糾紛事件發生,給企業帶來了經濟損失。此外,紙質合同文件內容也容易在傳輸及存儲過程中被篡改,導致取證難,維權不易。

電子簽章如何取代紙質簽章

電子簽章是以電子的形式進行簽約管理的,其操作都在線上,因此也就無需使用到紙張,也無需面對面或郵寄,通過電子簽章平臺就能進行文件合同的簽署,整個過程不受領導外出,印章外帶的影響,隨時隨地想簽就簽,不僅更加便捷,而且大大提高了合同簽約的效率。

文件合同在簽署前,為了保障身份的真實性,需要各方簽約主體進行實名認證,然后獲得經數字認證及加密技術的電子簽名,具備了識別簽名人身份;認可簽署內容;簽名以及簽署內容不能被篡改的條件,因此,一旦電子簽名出現問題,是能夠及時的發現且記錄追溯,確保了電子簽名的安全性。

此外,在文件合同簽署存儲的過程中,除了電子簽名具備保障性,還通過區塊鏈、時間戳、哈希等技術手段,對文件合同的簽署全過程中的簽約主體、簽約文件、時間、地點等數據進行存證并保全,一旦發生合同糾紛,可提供全證據鏈的電子證據,降低取證、維權的難度,相比較于紙質簽章,電子簽章的維權更加有保障。